Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Кіровоградського окружного

адміністративного суду

від   07.09. 2015 року № 5

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

1. Загальна частина

 1.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблені відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30 у редакції рішення Ради суддів України від 22.07.2015 №79.

1.2 Ці Засади визначають принципи використання автоматизованої системи документообігу в Кіровоградському окружному адміністративному суді.

1.3 Ці Засади є обов’язковими для застосування суддями та працівниками апарату Кіровоградського окружного адміністративного суду. 

2. Розподіл судових справ

 2.1 Розподіл судових справ здійснюється в Кіровоградському окружному адміністративному суді відповідно до процесуального закону в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.2 У Кіровоградському окружному адміністративному суді може застосовуватися:

- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- повторний автоматизований розподіл судових справ.

Особливості автоматизованого розподілу судових справ можуть визначатися зборами суддів Кіровоградського окружного адміністративного суду в межах повноважень та з урахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

2.3 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів;

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 3. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ

 3.1 Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

3.2 Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами пункту 2.3 цих Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

3.3 Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою, яка визначена пунктом 2.3.6 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30 у редакції рішення Ради суддів України від 22.07.2015 №79 та відповідно до рішень зборів суддів Кіровоградського окружного адміністративного суду від 17.04.2014 №5 , яким закріплено відсоток справ, що підлягає розгляду суддею, в разі виконання ним інших повноважень, а саме адміністративних повноважень: для голови суду - 60%, для заступника голови суду - 90%.

Збори суддів Кіровоградського окружного адміністративного суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які є членами Вищої ради юстиції, Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність в Національній школі суддів України, але не більше ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

3.4 Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

Коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи як судді-доповідача становить одиницю. Коефіцієнти складності адміністративних справ можуть бути переглянуті на зборах суддів.

Коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судових справ як учасника колегії становить 0,5 (одна друга).

  4. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 4.1 Збори суддів Кіровоградського окружного адміністративного суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

4.2 Зборами суддів Кіровоградського окружного адміністративного суду може визначатись фіксований склад колегій суддів, резервні судді для розгляду адміністративних справ в межах встановленої спеціалізації та особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

4.3 Збори суддів Кіровоградського окружного адміністративного суду мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

4.4 У випадку виявлення значної різниці справ в навантаженні на суддів (колегію суддів) питання вирівнювання навантаження може бути вирішено окремим рішенням зборів.

 5. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

 5.1 Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів (у разі її введення) та наявності допуску до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

5.2 Судові справи, що надійшли із суду апеляційної чи касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

5.3 У випадку повернення до Кіровоградського окружного адміністративного суду справи у якій судове рішення суду першої інстанції було скасовано з передачею справи для продовження розгляду чи на новий судовий розгляд, справа передається на автоматизований розподіл.

5.5 Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження.

5.6 У разі відсутності з поважних причин (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність) раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, особливості здійснення автоматизованого розподілу заяв, щодо яких є необхідність створення у автоматизованій системі «Діловодство спеціалізованого суду» картки додаткових матеріалів, а саме:

- заяви, пов’язані із виконанням судових рішень (заяви про виправлення помилки у виконавчому листі та визнання виконавчого листа таким, що не підлягає виконанню; заяви про видачу дубліката виконавчого листа; заяви про поновлення пропущеного строку для пред’явлення виконавчого листа до виконання; заяви про примирення сторін у процесі виконання; заяви про відстрочення і розстрочення виконання, зміну чи встановлення способу і порядку виконання судового рішення; заяви про заміну сторони виконавчого провадження);

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

- заяви про забезпечення позову;

- заяви про забезпечення доказів;

- заяви про роз’яснення судового рішення,

може здійснюватися на підставі рішення зборів суддів

5.7 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає усунення обставин.

У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день. Після налагодження роботи системи до неї вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

5.7.1 У відповідності до частини десятої статті 15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» у разі знеструмлення електромережі суду, що триває понад п’ять робочих днів розподіл справ, пов’язаних з виборчим процесом, процесом референдуму, а також судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян, здійснюється керівником апарату суду або його заступником з дотриманням принципів черговості, з урахуванням алфавітного порядку розташування прізвищ суддів та кількості аналогічних справ у провадженні судді на час розподілу, а також інших обставин, що за законом виключають можливість участі судді у розгляді справи (недопустимість повторної участі судді у розгляді справи, відсутність допуску або дозволу роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень судді, перебування у відпустці, тощо).

 6. Повторний автоматичний розподіл судових справ, додаткових матеріалів справи між суддями

 6.1 Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, Положення про засади повторного автоматизованого розподілу (перерозподілу) додаткових матеріалів справи, Положення про засади формування колегій суддів КОАС без здійснення повторного автоматизованого розподілу справ електронний примірник розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. 

7. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею

 7.1 Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).

7.2 Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

 8. Прикінцеві положення

 8.1 Ці Засади набирають чинності з дня їх затвердження рішенням зборів суддів Кіровоградського окружного адміністративного суду.

8.2 Зміни, доповнення до цих Засад можуть вноситися зборами суддів в межах їх компетенції та відповідно до вимог законодавства.